DEUC: qué es, modelo oficial y cómo rellenarlo online

Si has abierto el sobre administrativo de una licitación pública, te habrás topado con él: el DEUC, o Documento Europeo Único de Contratación. Es uno de esos documentos que asustan la primera vez —un formulario largo, con partes numeradas y un archivo XML de por medio— pero que, bien entendido, es de lo más mecánico de toda la documentación de una licitación. En esta guía vemos qué es exactamente, cuándo lo pide la ley, de dónde sale el modelo oficial, qué herramientas oficiales sirven hoy para rellenarlo online y para abrir un DEUC en XML, y cómo cumplimentarlo paso a paso sin perderse.

Qué es el Documento Europeo Único de Contratación (y qué no es)

El Documento Europeo Único de Contratación (ESPD, por sus siglas en inglés) es una declaración responsable normalizada a nivel europeo. Lo regula el artículo 59 de la Directiva 2014/24/UE y su formulario está fijado por el Reglamento de Ejecución (UE) 2016/7, de modo que es el mismo modelo en toda la Unión: una empresa española puede usarlo para licitar en Francia o Portugal y viceversa.

Su función es sencilla: en la fase de licitación, en lugar de aportar certificados, escrituras y justificantes de solvencia, el licitador declara que cumple los requisitos de capacidad y solvencia y que no está incurso en prohibición de contratar. La documentación acreditativa real solo se le pedirá al propuesto adjudicatario, antes de la adjudicación. Es la lógica de la declaración responsable que recogen los artículos 140 y 141 de la LCSP: primero se declara, y solo quien va a ganar acredita.

Conviene tener claro lo que el DEUC no es:

• No es la oferta ni forma parte de ella: es documentación administrativa.
• No es una garantía vacía: declarar en falso puede acabar en exclusión y en prohibición de contratar.
• No siempre coincide con la "declaración responsable" que el pliego adjunta como anexo propio: son documentos distintos y a veces se piden los dos.

Cuándo se pide el DEUC en las licitaciones (y cuándo no)

La normativa europea impone el DEUC en los contratos que regulan las directivas —los de mayor importe, con publicidad europea— y el Reglamento 2016/7 deja a cada Estado decidir si lo extiende a los demás. España lo ha hecho: según la Junta Consultiva de Contratación Pública del Estado (informe 1/22), la LCSP ha generalizado la declaración responsable conforme al modelo DEUC a todos los procedimientos de selección del contratista, sin perjuicio de las especialidades del procedimiento abierto simplificado. Así queda el mapa en la contratación pública:

Algunos matices que conviene tener presentes:

• Abierto simplificado. La declaración responsable del modelo de oferta cubre la representación, la solvencia o clasificación, las autorizaciones para ejercer la actividad, la ausencia de prohibiciones de contratar y si cuentas con el compromiso de otras entidades cuya solvencia vas a usar. A cambio, se exige la inscripción en el ROLECE (lo vemos más abajo). En la modalidad sumaria del artículo 159.6, además, se exime a los licitadores de acreditar la solvencia.
• Restringido y licitación con negociación. Cuando el órgano limita el número de candidatos a los que invitará, la Junta Consultiva considera procedente que pida, junto al DEUC, la documentación que acredita los requisitos para pasar a la fase de ofertas. Si quieres repasar cómo funcionan estos procedimientos en dos fases, tienes la guía del procedimiento restringido y con negociación.
• Contrato menor. La LCSP no prevé el DEUC: el expediente solo exige el informe de necesidad, la aprobación del gasto y la factura. Tienes el detalle en la guía del contrato menor.
• Requisitos que el formulario no recoge. Si el pliego exige acreditar otras circunstancias, debe indicar cómo (artículo 140.2). Por eso hay pliegos que piden el DEUC y, además, sus propias declaraciones.
• Cuándo hay que cumplir. Lo declarado debe darse en la fecha final de presentación de ofertas y seguir cumpliéndose cuando se perfeccione el contrato (artículo 140.4). El órgano o la mesa pueden pedirte los justificantes si tienen dudas razonables y, en todo caso, antes de adjudicar (artículo 140.3); si la mesa aprecia defectos subsanables en la declaración, te dará tres días para corregirlos (artículo 141.2).

La regla práctica sigue siendo la misma: el pliego manda. En el apartado de documentación administrativa del PCAP verás si te piden DEUC, declaración responsable según anexo del pliego, o ambos; si no sabes dónde mirar, repasa cómo leer un pliego. En un procedimiento abierto típico, el DEUC va en el sobre o archivo electrónico de documentación administrativa, junto con el resto de declaraciones que exija el órgano de contratación.

El modelo oficial del DEUC: norma, formato y dónde conseguirlo

El modelo oficial del DEUC es el mismo para todas las licitaciones: el formulario normalizado del anexo 2 del Reglamento de Ejecución (UE) 2016/7, publicado en el Diario Oficial de la Unión Europea el 6 de enero de 2016 y de uso obligatorio, como tarde, desde el 18 de abril de 2016. El anexo 1 del mismo reglamento recoge las instrucciones para utilizarlo. Lo que cambia de un expediente a otro no es el modelo, sino los apartados que activa el órgano de contratación.

La LCSP lo incorpora en dos preceptos:

• Artículo 140.1.a). En el procedimiento abierto, la proposición va acompañada de una declaración responsable que «se ajustará al formulario de documento europeo único de contratación», firmada y con la correspondiente identificación. En ella declaras que la sociedad está válidamente constituida y que quien firma tiene poder de representación; que cuentas con la clasificación o la solvencia exigidas; que no estás incurso en prohibición de contratar, y, cuando el pliego lo prevea, una dirección de correo electrónico habilitada para las notificaciones.
• Artículo 141.1. El órgano de contratación incluye en el pliego el modelo de declaración, que «seguirá el formulario de documento europeo único de contratación aprobado en el seno de la Unión Europea», con la salvedad del procedimiento abierto simplificado.

El formato. La Directiva 2014/24/UE dispone que el DEUC «se ofrecerá exclusivamente en formato electrónico», y en la práctica circula en dos versiones:

• XML, el formato de intercambio. El órgano publica la solicitud (el servicio oficial la exporta como espd-request.xml) y la empresa devuelve su respuesta (espd-response.xml). Es el único formato que permite reimportar los datos y reutilizarlos.
• PDF, la versión para leer, imprimir o adjuntar a la oferta. Las instrucciones del Reglamento ya prevén generar el DEUC en PDF y enviarlo como anexo, y recomiendan guardarlo también en XML para poder reutilizar la información.

Dónde se consigue hoy. Para cada licitación, el modelo te lo facilita el órgano de contratación junto a los pliegos. En la Plataforma de Contratación del Sector Público aparece entre los documentos que acompañan al anuncio, a menudo como anexo del pliego y con nombres variados (DEUC.xml, DEUC XML.xml…); hay órganos que lo suben comprimido en ZIP y otros que añaden una versión en PDF o en Word. Si el órgano no publica el XML, el servicio oficial que vemos más abajo permite generar el formulario desde cero.

Las seis partes del formulario

El formulario normalizado del Reglamento 2016/7 se estructura en seis partes:

1. Parte I — Información sobre el procedimiento y el poder adjudicador. Identifica la licitación (órgano, expediente, anuncio). Si importas el XML del órgano de contratación, llega ya cumplimentada: el licitador no la rellena.
2. Parte II — Información sobre el operador económico. Datos de la empresa y de sus representantes, si concurre en UTE, a qué lotes se presenta, si está inscrita en una lista oficial (ROLECE) y si recurre a la capacidad de otras entidades o a subcontratistas.
3. Parte III — Motivos de exclusión. Condenas penales, obligaciones tributarias y con la Seguridad Social, insolvencia, conflictos de interés, falseamiento de información y otros motivos que prevea la legislación nacional.
4. Parte IV — Criterios de selección. Idoneidad, solvencia económica y financiera, capacidad técnica y profesional, y sistemas de aseguramiento de la calidad y de gestión medioambiental. Es la parte que conecta con los requisitos de capacidad y solvencia del empresario que fije el pliego. Si el anuncio o el pliego lo permiten, basta con la indicación global (sección α): un «sí» a que cumples todos los criterios de selección, sin detallarlos.
5. Parte V — Reducción del número de candidatos cualificados. Solo aplica en procedimientos con fase de selección previa (restringido, licitación con negociación, diálogo competitivo y asociación para la innovación).
6. Parte VI — Declaraciones finales. Declaración de que la información facilitada es exacta y veraz, consentimiento para que el órgano acceda a los documentos justificativos, y fecha, lugar y firma.

Dónde se rellena: el servicio DEUC online y el visor de Hacienda

En una primera fase, la Comisión Europea ofrecía su propio servicio DEUC electrónico, pero lo retiró el 2 de mayo de 2019. La obligación de usar el DEUC sigue en vigor y, desde entonces, son los Estados miembros quienes ofrecen el servicio (Comisión Europea). En España, el Ministerio de Hacienda puso a disposición de empresas y órganos de contratación los servicios de creación, edición y gestión del DEUC, junto con otros del ROLECE, según su nota informativa de 10 de mayo de 2019. Están en el portal visor.registrodelicitadores.gob.es, titulado «Servicio para documentos ROLECE y DEUC», con dos herramientas de acceso libre: el servicio DEUC, para crear y cumplimentar el formulario, y el visor, para abrir un DEUC en XML.

El servicio DEUC: crear, importar y descargar

El servicio DEUC electrónico se basa en el software libre que publicó la Comisión Europea. Lo primero que pregunta es quién eres y, según la respuesta, ofrece estas opciones:

El formulario se recorre por pestañas —Procedimiento, Exclusión, Selección y Finalización— y al final, en la Visión general, el botón Descargar como permite bajar el DEUC en formato XML, en formato PDF o en ambos.

El visor del DEUC: cómo abrir un XML que te han enviado

El portal del ROLECE lo presenta como la herramienta VISOR del registro: muestra «de forma amigable», en PDF o HTML, el certificado del ROLECE y el DEUC en su versión 1.0.2, la misma con la que trabaja el servicio DEUC. Si tienes un DEUC en XML y solo quieres leerlo —el que publica el órgano, para ver qué te va a pedir antes de decidir si licitas, o el que te pasa el socio de una UTE o la empresa en cuya solvencia te apoyas—, es lo más rápido:

1. Entra en visor.registrodelicitadores.gob.es y pulsa Acepto los términos de uso.
2. Elige el formato de presentación: HTML, para verlo en el navegador, o PDF, para imprimirlo o archivarlo.
3. En el tipo de documento marca Documento Europeo DEUC (v1.02): por defecto aparece seleccionado «Documento ROLECE».
4. Carga el archivo XML o arrástralo a la página. El DEUC se abre con sus partes I a VI y, desde esa vista, puedes descargarlo en XML, en PDF o en ambos formatos.

Cómo rellenar el DEUC paso a paso

Con el XML del expediente y el servicio DEUC online, el proceso completo es este:

1. Descarga el XML del expediente. El órgano de contratación lo publica junto a los pliegos. Ese archivo ya lleva configurada la Parte I y los criterios que el órgano ha decidido pedir. Si viene comprimido en ZIP, descomprímelo; si no lo encuentras entre los documentos del anuncio, revisa los anexos del pliego.
2. Impórtalo en el servicio DEUC. Accede al servicio DEUC electrónico, marca Soy un operador económico, elige Importar un DEUC, carga el XML, indica el país donde tiene la sede tu empresa y pulsa Siguiente.
3. Cumplimenta las partes II a VI. En la pestaña Procedimiento verás la Parte I ya rellena y completarás la Parte II; en Exclusión, la Parte III; en Selección, la Parte IV, y en Finalización, las partes V y VI. El formulario solo te mostrará los criterios de selección que el órgano haya activado en su XML.
4. Descarga el resultado. En la pantalla final, abre la Visión general, pulsa Descargar como y elige XML, PDF o ambos formatos (el servicio los nombra espd-response.xml y espd-response.pdf). Guarda los dos.
5. Firma y presenta según el pliego. La LCSP exige que la declaración esté firmada y con la correspondiente identificación, y el servicio no firma por ti: en la Parte VI solo recoge la fecha y el lugar. Lo habitual es que quien tenga poder de representación firme electrónicamente el PDF con su certificado electrónico y lo incluya en el sobre de documentación administrativa; si licitas por la PLACSP, tienes el proceso en cómo presentar una oferta en la PLACSP. Si el pliego pide un formato o una forma de firma concreta, esa instrucción prevalece.

Errores típicos al preparar el DEUC

Estos son los fallos que más subsanaciones (y sustos) provocan:

• Confundir el DEUC con la declaración responsable del pliego. Muchos PCAP incluyen su propio anexo de declaración responsable. Si el pliego pide DEUC, el anexo no lo sustituye; y si pide los dos, hay que presentar los dos.
• Presentar un único DEUC para una UTE. Cada empresa que concurre en unión temporal debe presentar su propio DEUC, firmado por su representante, además del compromiso de constituir la unión. Lo detallamos en la guía sobre cómo licitar en UTE.
• Olvidar el DEUC de los medios externos. Si acreditas solvencia apoyándote en la capacidad de otra entidad (integración de medios externos), esa entidad debe presentar también un DEUC separado.
• Un solo DEUC para lotes con solvencia distinta. Si los requisitos de solvencia varían de un lote a otro, hay que presentar una declaración por cada lote o grupo de lotes con los mismos requisitos (artículo 140.1.g de la LCSP).
• Rellenar un DEUC genérico sin importar el XML del expediente. Sin el archivo del órgano, la Parte I queda vacía y los criterios no se corresponden con los del pliego.
• Exportar sin firmar. El PDF descargado del servicio no va firmado: falta la firma electrónica del representante antes de incluirlo en el sobre.
• Reutilizar un DEUC antiguo sin actualizarlo. Reutilizar está permitido, pero las cifras de solvencia, los representantes o la situación fiscal pueden haber cambiado.

DEUC y ROLECE: la pareja que ahorra tiempo

El ROLECE (Registro Oficial de Licitadores y Empresas Clasificadas del Sector Público) y el DEUC están pensados para complementarse. En la Parte II, sección A, el formulario pregunta si la empresa figura inscrita en una lista oficial de operadores económicos autorizados; en España, esa lista es el ROLECE. Si respondes que sí, indicas el nombre del registro y tu número de inscripción, dónde puede consultarse el certificado por vía electrónica y si la inscripción abarca todos los criterios de selección exigidos: solo lo que no cubra hay que completarlo en la Parte IV.

La Junta Consultiva concretó cómo hacerlo en su Recomendación sobre el uso del DEUC, de 2016: es anterior a la LCSP y no vinculante, pero se refiere al propio formulario. Según ella, no tienes que repetir los datos que ya consten inscritos y actualizados en el registro, siempre que indiques dónde puede consultarlos el órgano de contratación; para el ROLECE, la dirección es registrodelicitadores.gob.es y como referencia basta el NIF de la empresa. Eso sí, la Parte III (motivos de exclusión) hay que contestarla entera, porque no todas las prohibiciones de contratar constan en el registro.

La LCSP saca la consecuencia práctica en el artículo 140.3: quien está inscrito en el ROLECE no tiene que presentar los documentos justificativos de los datos inscritos, siempre que el órgano de contratación pueda consultarlos de forma gratuita. Y en el procedimiento abierto simplificado la inscripción deja de ser una comodidad para convertirse en requisito: el artículo 159.4.a) exige estar inscrito en el ROLECE (o en el registro autonómico que corresponda) en la fecha final de presentación de ofertas, o haber solicitado la inscripción antes, y es la mesa la que comprueba en el registro los datos del licitador mejor clasificado. Cómo inscribirse y cuánto tarda la resolución lo tienes en la guía sobre qué es el ROLECE y cómo inscribirse.

En la práctica, eso significa que una empresa inscrita responde a buena parte del formulario con una referencia a su inscripción, en lugar de detallar apartado por apartado. Para quien licita con regularidad, la combinación inscripción en ROLECE + XML del DEUC guardado convierte un trámite temido en un cuarto de hora de revisión. La propia FAQ de la Comisión Europea sobre el DEUC insiste en esta idea: tan solo el adjudicatario tiene que presentar los certificados que suelen pedir los compradores públicos.

Conclusión

El DEUC impone menos de lo que aparenta: el modelo es el mismo en toda la Unión, la Parte I te llega hecha en el XML del órgano, el servicio DEUC online de Hacienda te guía por las partes II a VI y el visor te permite leer un DEUC en XML desde el navegador. Con el ROLECE y un XML reutilizable, el esfuerzo cae en picado a partir de la segunda licitación. El error de fondo casi nunca está en el formulario, sino en no leer qué pide exactamente el pliego y en dejarlo para el final, con los plazos de presentación encima.

Si estás empezando a licitar, una herramienta como Licitaciones365 te ayuda a localizar los expedientes de tu sector con sus pliegos y anexos —incluido el XML del DEUC cuando el órgano lo publica— desde el buscador de expedientes. Y si algún término se te resiste, tienes el glosario y más guías prácticas en el blog.